Onko tietosuojaseloste pakollinen? - Päivitetyt tiedot vuodelle 2025

Mikä on tietosuojaseloste?

Määritelmä ja tarkoitus

Tietosuojaseloste on asiakirja, jossa kerrotaan, miten henkilötietoja kerätään, käsitellään, säilytetään ja suojataan. Sen tarkoituksena on antaa rekisteröidyille (eli ihmisille, joiden tietoja käsitellään) läpinäkyvä kuva tietojensa käytöstä.

Seloste tekee selväksi, mitä tietoja kerätään, mihin tarkoitukseen, kuinka pitkään ne säilytetään ja millaiset oikeudet henkilöillä on tietojensa suhteen.

Ero tietosuojapolitiikkaan

Moni sekoittaa tietosuojaselosteen tietosuojapolitiikkaan. Tietosuojapolitiikka on organisaation sisäinen dokumentti, joka kuvaa työntekijöille, miten tietosuojaa hallitaan. Sen sijaan tietosuojaseloste on julkinen dokumentti, joka osoittaa ulospäin avoimuutta ja vastuullisuutta.

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) ja sen vaikutus

Tietosuojaselosteen vaatimukset

GDPR eli General Data Protection Regulation tuli voimaan toukokuussa 2018. Se velvoittaa kaikki organisaatiot, jotka käsittelevät EU-kansalaisten henkilötietoja, informoimaan rekisteröityjä läpinäkyvästi tietojenkäsittelystä. Tietosuojaseloste on juuri tämä informointikeino.

Kuka on vastuussa sen laatimisesta?

Rekisterinpitäjä – olipa kyseessä yritys, yhdistys tai yksityinen toimija – on vastuussa selosteen laatimisesta. Myös henkilötietojen käsittelijät (esim. alihankkijat) voivat joutua antamaan lisäselvityksiä.

Onko tietosuojaseloste pakollinen Suomessa?

Kansallinen lainsäädäntö

Suomen tietosuojalaki täydentää EU:n GDPR-asetusta. Lainsäädäntö velvoittaa tietosuojaselosteen laatimiseen, mikäli organisaatio kerää ja käsittelee henkilötietoja – riippumatta siitä, onko toiminta kaupallista.

Milloin seloste on pakollinen

Seloste on pakollinen silloin, kun:

• Kerätään henkilötietoja (nimi, sähköposti, IP-osoite jne.)
• Tiedot tallennetaan järjestelmällisesti
• Käsittelyllä on tietty tarkoitus (esim. markkinointi, asiakasrekisteri, jäsenrekisteri)

Milloin tietosuojaseloste tarvitaan?

Yritykset

Kaikki yritykset, jotka keräävät asiakkaidensa tai työntekijöidensä henkilötietoja, tarvitsevat tietosuojaselosteen.

Yhdistykset

Jopa pienet yhdistykset, jotka ylläpitävät jäsenrekisteriä, ovat velvollisia julkaisemaan selosteen.

Sivustot ja sovellukset

Verkkosivut, jotka keräävät analytiikkaa, evästeitä tai käyttäjätietoja (esimerkiksi uutiskirjetilauksissa), tarvitsevat selosteen.

Mitä tietosuojaselosteessa pitää olla?

Pakolliset osiot ja tiedot

Selosteessa tulee ilmetä:

• Rekisterinpitäjän nimi ja yhteystiedot
• Tietojen käsittelyn tarkoitus
• Henkilötietojen lähteet
• Tietojen vastaanottajat
• Tietojen säilytysaika
• Rekisteröidyn oikeudet
• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutettu)

Malli- ja esimerkkikohtia

Hyvä seloste käyttää selkeää ja ymmärrettävää kieltä. Esimerkiksi:

"Keräämme asiakkaan nimen ja sähköpostin uutiskirjeen lähettämistä varten. Tietoja säilytetään niin kauan kuin uutiskirjepalvelu on käytössä."

Kuka voi laatia tietosuojaselosteen?

Juristi vai itse tehty?

Tietosuojaselosteen voi laatia itse, mutta on tärkeää varmistaa sen lainmukaisuus. Moni käyttää mallipohjia tai konsultoi tietosuoja-asiantuntijaa.

Hyvät käytännöt

• Käytä selkeää suomea
• Vältä lakijargonia
• Käytä otsikoita ja listoja selkeyden vuoksi

Tietosuojaselosteen julkaiseminen ja säilyttäminen

Missä se julkaistaan?

Seloste tulee julkaista näkyvästi esimerkiksi verkkosivustolla tai saataville fyysisessä toimipisteessä.

Miten varmistetaan sen saatavuus

Hyvä käytäntö on sijoittaa linkki selosteeseen sivun alatunnisteeseen ("footer") ja lomakkeiden yhteyteen.

Tietosuojaselosteen päivitys ja ylläpito

Milloin seloste pitää päivittää?

Seloste on päivitettävä aina, kun tietojen käsittelyssä tapahtuu merkittäviä muutoksia, kuten uusi tietojärjestelmä tai kumppani.

Dokumentointikäytännöt

Pidä kirjaa päivityksistä – milloin, miksi ja mitä muutettiin. Tämä auttaa osoittamaan vastuullisuutta tarvittaessa.

Sakot ja sanktiot tietosuojaselosteen laiminlyönnistä

GDPR-sakot

EU:ssa voi saada jopa 20 miljoonan euron tai 4 % liikevaihdosta suuruisia sakkoja tietosuoja-asetuksen rikkomisesta.

Kansalliset seuraamukset

Suomessa Tietosuojavaltuutettu voi määrätä hallinnollisia seuraamuksia, antaa huomautuksia tai kieltää tietojenkäsittelyn.

Hyödyt yritykselle tietosuojaselosteen avulla

Luottamuksen rakentaminen

Avoimuus tietosuojasta lisää asiakastyytyväisyyttä ja uskottavuutta.

Riskien vähentäminen

Selkeä dokumentaatio vähentää väärinkäsityksiä ja laillisia riskejä.

Usein kysytyt kysymykset (UKK)

1. Onko tietosuojaseloste pakollinen kaikille yrityksille?
Kyllä, jos yritys käsittelee henkilötietoja.

2. Tarvitseeko yhdistys tietosuojaselosteen?
Kyllä, jos sillä on jäsenrekisteri.

3. Voiko selosteen laatia itse?
Kyllä, mutta on tärkeää noudattaa GDPR-vaatimuksia.

4. Pitääkö seloste julkaista nettisivulla?
Kyllä, jos tietoja kerätään sivuston kautta.

5. Voiko seloste olla vain paperilla?
Voi, mutta digitaalinen julkaisu helpottaa saavutettavuutta.

6. Kuinka usein selostetta pitää päivittää?
Aina, kun tietojenkäsittely muuttuu olennaisesti.

Yhteenveto ja loppupäätelmät

Tietosuojaseloste ei ole vain byrokraattinen velvollisuus – se on tärkeä osa läpinäkyvää ja vastuullista liiketoimintaa. Suomessa se on pakollinen kaikille toimijoille, jotka käsittelevät henkilötietoja. Selkeällä ja ajantasaisella selosteella organisaatio osoittaa luotettavuutta ja noudattaa lainsäädäntöä.